Khi bạn đã quyết định chuyển văn phòng của mình, bước đầu tiên là xây dựng một kế hoạch chuyển địa điểm chi tiết. Việc này sẽ giúp chuyển văn phòng nhanh chóng, hiệu quả và đảm bảo an toàn cho các thiết bị, vật dụng, giấy tờ. Đồng thời tiết kiệm chi phí, hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Quyết định xem ai sẽ là người chịu trách nhiệm lên kế hoạch chuyển văn phòng
Contents
Đây là nhiệm vụ rất quan trọng khi giao trách nhiệm để tránh việc “cha chung không ai khóc”. Đầu tiên, bạn cần cử người phụ trách toàn bộ quy trình chuyển văn phòng.
Người này sau đó sẽ phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận, nhóm hoặc cá nhân để đảm bảo rằng mọi thứ được thực hiện theo kế hoạch.
Xem thêm: Tư vấn cách chọn ngày chuyển phòng làm việc theo tuổi
Chọn ngày tốt để chuyển văn phòng
Để giảm bớt gián đoạn công việc, bạn cần chuyển nhà vào những ngày cuối tuần, lễ tết hoặc những ngày nghỉ. Nếu doanh nghiệp của bạn đề cao yếu tố phong thủy thì có những ngày tốt để chuyển nhà.
Ngoài ra, việc chia văn phòng thành nhiều bộ phận theo nhiều giai đoạn là giải pháp phổ biến của nhiều công ty hiện nay.
Hãy phổ biến thông tin về việc chuyển văn phòng
Để không bị mất liên lạc với những vị khách tiềm năng, bạn cần thông báo thay đổi vị trí. Bạn có thể thông báo cho những khách hàng tiềm năng, những đối tác của mình thông qua các thông tin như trang web, trang Facebook, điện thoại, email hoặc SMS sao cho phù hợp nhất với nhu cầu.
Kiểm tra và khảo sát lượng đồ đạc cần vận chuyển
Danh sách sẽ càng chi tiết càng tốt để hạn chế rủi ro thất lạc, mất mát và bỏ sót. Người quản lý nên được giao cho từng bộ phận để đăng ký độc lập. Những vật dụng văn phòng nói chung và những vật dụng có giá trị hơn nên được đưa vào danh sách và trình lên ban quản lý, đồng thời cần xem xét những vật dụng nào cần được dọn dẹp để giảm tải.
Đối với đồ nội thất quá cũ, nhiều công ty đã quyết định bán đồ nội thất và thiết bị cũ của họ và mua đồ nội thất mới, chẳng hạn như tháo dỡ đồ đạc và máy móc bị hỏng. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí di chuyển mà còn tiết kiệm chi phí mua đồ mới để thay đổi diện mạo đồng thời tạo ra năng lượng mới cho văn phòng tại khu vực bạn sắp chuyển đến.
Lựa chọn một địa chỉ hỗ trợ dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp
Nếu công ty bạn nhận chuyển văn phòng trọn gói, họ sẽ chịu trách nhiệm đóng gói cơ bản. Tuy nhiên, mỗi nhân viên của công ty cần tự đóng gói đồ đạc và giấy tờ tùy thân. Viết tên trên mỗi ô để tránh nhầm lẫn.
Hồ sơ công ty phải do chính nhân viên đóng gói, vì họ hiểu rõ nhất nhu cầu và sự liên quan của những hồ sơ này, điều này giúp cho quá trình tổ chức tại văn phòng mới thuận lợi hơn. Đồng thời, những thông tin, tài liệu quan trọng cần được bảo mật.
Các dịch vụ chuyển văn phòng chuyên nghiệp giúp bạn tiết kiệm được chi phí và thời gian chuyển nhà thuận lợi nhất.
Ngoài ra, văn phòng cũng nên chuẩn bị lễ nhập trạch theo đúng phong thủy để tăng may mắn, thịnh vượng cho doanh nghiệp. Đồng thời, Vì đồ đạc văn phòng thường rất lớn và đắt tiền nên công ty phải cử người đại diện giám sát mọi quá trình di chuyển.
Sau khi đã chuyển đến văn phòng mới, bạn cần kiểm kê lại đồ đạc theo đúng danh sách ban đầu. Điều này giúp bạn dễ dàng sắp xếp lại đồ đạc theo đúng với yêu cầu ban đầu một cách hiệu quả nhất.
Nếu bạn đọc có nhu cầu muốn được tìm hiểu cụ thể về dịch vụ vận chuyển văn phòng, đừng quên liên hệ ngay với đội ngũ của chúng tôi để nhận được tư vấn về việc lập kế hoạch di chuyển văn phòng.
Tham khảo thêm: Dịch vụ di dời máy móc giá rẻ, chuyên nghiệp tại Tây Nguyễn